Internet je postao sastavni dio svakodnevnog života te svakim danom sve više stvari obavljamo preko interneta. Sve što radimo u pregledniku (kupujemo, plaćamo račune, informiramo se itd.) oslanja se na web stranice i interakciju s njima. Tehnologije koje u pozadini to čine mogućim odavno su prerasle iz eksperimentalne faze razvoja u moćne i pouzdane platforme. U pozadini svake dinamičke stranice nalaze se: programski kod zadužen za interakciju s korisnikom te baza podataka u koju se spremaju podaci.
Dugi niz godina uredska računala koristila su se samo kao moćnije pisaće mašine (osoba A utipka nešto, ispiše na pisaču i proslijedi osobi B). Takav proces jest, u stvari, protok informacija. Najslabija (i najsporija) karika u takvom lancu za prijenos informacija jest: ljudski faktor (osoba A i osoba B).
Apstrahirani primjer:
- osoba A želi proslijediti informaciju X do osobe B:
osoba A informaciju X stavlja na odgovarajući medij prihvaćen od obje strane (npr. dopis na papiru) te je prosljeđuje. Osoba B zaprima medij, obrađuje informaciju i poduzima potrebne akcije. Koliki je praktični dnevni maksimum takvog protoka informacija? Kolika je uobičajena količina pogrešaka u takvom protoku informacija?
Zamijenimo sada osobu A jednim računalom i osobu B drugim računalom te papirnati medij internetom (pretpostavimo da je, u ovom slučaju, zbog prirode nastanka informacije i prirode daljnje obrade informacije to izvedivo) - protočnost informacija je višestruko povećana a broj pogrešaka višestruko smanjen.
Naravno, nije moguće baš sve karike u lancu protoka informacija zamijeniti računalom, ali ako se barem dio zamijeni, cijeli lanac dobiva na brzini i učinkovitosti.
Ustanova A periodički raspisuje natječaj, za prijavu na natječaj potrebno je ispuniti definirani obrazac te ga poslati natrag u ustanovu, gdje djelatnik čita zaprimljene prijave te ih unosi u lokalnu bazu podataka za daljnju obradu.
Potrebni koraci u ovakvom sustavu:
- ispis potrebnih obrazaca u tiskari bazirano na nekom pretpostavljenom broju interesenata
- distribucija obrazaca na lokalne punktove
- obavještavanje zainteresiranih osoba da se mogu javiti na natječaj
- zainteresirane osobe preuzimaju obrazac, ispunjavaju ga i šalju poštom u sjedište
- djelatnik ustanove čita prijavu po prijavu te ih unosi u lokalnu bazu podataka za daljnju obradu
Ako prenesemo cjelokupni sustav prijavljivanja na internet, on bi izgledao ovako:
- na internet stranici ustanove kreira se željena forma (obrazac za prijavu)
- na istoj internet stranici objavi se obavijest da je natječaj otvoren sa poveznicom na formu
- zainteresirane osobe ispunjavaju obrazac na internet stranici
- uneseni podaci periodički se automatski proslijeđuju u lokalnu bazu podataka na daljnju obradu
Točke u kojima je proces unaprijeđen:
- ispis i distribucija obrazaca više nije potreban
- informacije o natječaju puno lakše dolaze do zainteresiranih osoba
- forma na internet stranici odmah prilikom ispunjavanja obavlja osnovne provjere (obavezni/predefinirani unosi) čime se smanjuje broj neispravnih prijava
- pogreške prilikom unosa podataka u lokalnu bazu su smanjenje (eliminirana je potreba za prepisivanjem)
- prijave se puno brže pojavljuju u lokalnoj bazi podataka, te se brže i obrađuju
Iz gore navedenog je vidljivo da je cijeli sustav protoka informacija ubrzan, točnost mu je povećana i troškovi su smanjeni.
Poduzeće s razgranatom maloprodajnom i veleprodajnom mrežom partnera imalo je problema sa obradom i praćenjem reklamacija.
Sistem se sastojao od zaprimanja zahtjeva za reklamacijom telefonski, faxom i emailom.
Rezultat je bio da je praćenje i naknadna analiza zahtjeva za reklamacijom bio vrlo mukotrpan posao, zbog različitih kanala i načina zaprimanja zahtjeva rezultirajući nesređenom evidencijom na više različitih mjesta na različitim medijima.
Prijenosom zahtjeva za reklamacijama na internet, postiglo se sljedeće:
- unificirao se način predavanja reklamacija (forma na web stranicama s definiranim/obveznim poljima)
- uvelike se olakšalo praćenje statusa reklamacija i obavještavanja, za operatera i za partnera
- mnogo je lakše priložiti fotografije reklamacijama
- omogućena je centralna arhiva reklamacija, s jednostavnim pregledom reklamacija po vrsti artikla, uzroku kvara itd.
- olakšao se daljnji prijenos reklamacija do proizvođača
Iz gore navedenih primjera vidljivo je da se korištenjem interneta i web aplikacija mogu uvelike olakšati i unaprijediti svakodnevni zadaci, koji ne trebaju nužno biti vezani za uobičajene primjene web stranica (CMS i E-trgovina). Zajednički nazivnik im je automatski prijenos ili obrada informacija te olakšana sistematizacija i pregled istih - na kraju, računala su sposobna za puno bržu i točniju obradu i pretragu velikih količina informacija, a sveprisutnost interneta kao globalne mreže omogućuje izuzetno brzu razmjenu istih.
Još jedan aspekt na koji treba ukazati jest i sama centralizacija obrade i spremanja podataka - podaci se spremaju na jednom mjestu (web server na internetu), a pristup im je moguć sa više točaka odjednom - prezentacija istih je moguća na niz različitih načina - na primjer: klijent vidi status i sadržaj reklamacije koju je on otvorio, operater ima uvid u sve neobrađene reklamacije, voditelj može gledati sažetak i ukupan broj obrađenih ili neobrađenih reklamacija. U bazi podataka spremaju se reklamacije kao unosi u tablici, a svakom se prikazuju obrađene informacije na način koji je njima potreban.
Korištenje interneta i web servera ima još jednu dodatnu pogodnost: web aplikacija je dostupna 24 sata dnevno, s bilo koje točke u svijetu s pristupom internetu - znači, u našem primjeru broj 2, da predavanje zahtjeva za reklamacijom nije više ograničeno na radno vrijeme poduzeća, da se uvid u neku reklamaciju može obaviti s bilo kojeg mjesta (a u današnje doba smartphone-a i mobilnog interneta fraza 's bilo kojeg mjesta' ima doslovno značenje).